По ирония на съдбата управлението на времето е проблем, който засяга всички, но никой няма време да се справи с него. Струва си обаче да отделим малко внимание на това да анализираме как изразходваме времето си и дали е възможно да се организираме по-добре. Управлението на работното време, за да бъде по-ефективно, е възможно, но проблемът трябва да се разглежда активно.
Няма съмнение, че времето минава. И колкото повече време минава, без да се организираме по-добре, толкова повече губим, а с това енергия и възможности. Ето защо е важно да анализираме работния си ден, за да разберем дали е необходимо да правим някакви промени .
21 съвета как да управлявате времето на работа и да бъдете по-ефективни
Управлението на времето е сложен въпрос, който варира от повишаване на производителността до баланс между работата и семейния живот . Целта е избягване на бърнаут, създаване на добри навици и поставяне на дългосрочни цели. Планирането и приоритизирането е тайната за възстановяване на контрола върху времето и живота ни, независимо от професията ни. . Джори МакКей предлага 21 стратегии за по-добро управление на времето.
Разбиране къде свършва нашето време
Управлението на времето не означава да бъдете увлечени от безпокойство или страх от загубата му. По-скоро става дума за разбиране на ползите от по-мъдра употреба, както обяснява Маккей. Оттук идва първата група стратегии и съвети:
1. Разберете, че управлението на времето е важен въпрос. Както казахме, не става въпрос за страх от загуба на време, а за разбиране на ползите от правилното управление.
2. Бъдете реалисти: Колко работа всъщност можете да свършите за един ден? Можем да мислим за времето просто като за ресурс, от който се нуждаем в по-големи количества, но да имаме повече време не означава непременно да сме по-продуктивни. Най-добрият начин да го администрирате е да планирате върху какво ще работите и кога.
3. Разберете къде възниква изтичането на време. Колкото повече разбирате потока на работния ден, толкова повече вашите усилия ще повлияят на цялостното управление.
4. Поставете ежедневни цели и приемете системи за проследяване, които ви помагат да разберете как използвате времето си. След като имате цялостна визия, можете да започнете да променяте деня си.
5. Създайте мотивираща сутрешна рутина. Добра рутина при събуждане ни подготвя за продуктивен работен ден: това е положителен тласък, който ни придружава до вечерта.
6. Откажете се от многозадачността . Изследванията потвърждават това: невъзможно е човек да се концентрира върху повече от една задача наведнъж. Ако усетите, че губите концентрация, спрете и запишете мислите си, преди да се върнете към основната задача.
Приоритизирайте най-важната част от работата и делегирайте останалото
След като разберем къде отива нашето време, трябва да решим на какво да го посветим (и на какво не). Поради тази причина MacKay ни съветва да:
7. Определете спешната работа. Разбирането на това кое изисква незабавно внимание и кое не е важно или спешно ни помага да настроим обмислен календар.
8. След като сте установили приоритетите си, бъдете категорични . Изберете основните си цели и се фокусирайте върху тях.
9. Използвайте правилото 30X, за да делегирате някои задачи . Това е правилото на Рори Вейдън: отделете 30 пъти повече от времето, необходимо за изпълнение на задача, за да научите някой друг да я направи. Отделянето на време за обучение на друг човек и след това делегирането ще ни спести 1100 минути годишно . Или както казва Vaden, 733% увеличение на ROTI (Return on Time Invested).
10. Извлечете думата не от речника си . Според статия, публикувана от Чикагския университет, казването „Не го правя“ вместо „Не мога“ ни позволява да се освободим от нежелани ангажименти много по-лесно.
Създайте функционален дневен график
След като първите са готови
11. Задайте графици, а не крайни срокове . Макай тук заимства съвета на Джеймс Клиър . Вместо да преследвате краен срок (и след това да се чувствате разочаровани, ако в крайна сметка не успеете да останете навреме), поставете смислена цел и определете пътна карта.
12. Правете планове въз основа на времето, а не на дейностите . Разбийте предизвикателните задачи на сесии с количествено измерима продължителност. Като организираме деня на части от време вместо задачи, можем да започнем да управляваме графика си въз основа на известна дата (или ангажимент).
Календарът е нещо крайно. Един ден съдържа само определен брой часове. Този факт става ясен в момента, в който се опитаме да наместим нереалистичен брой неща в ограничено пространство.
-Питър Брегман-
13. Планирайте почивки и периоди на почивка. Имаме нужда от време за почивка и трябва да приемем, че ще има прекъсвания. Неотчитането на това означава да работите по хаотичен начин. Има неочаквани събития и тялото ни предупреждава кога е време да си вземем почивка. Ако не оставим резерв, можем внезапно да видим как плановете ни се сриват.
14. Отделете времето за производител от времето за мениджър . Лесно е да запълвате времето с рутинни задачи и да не оставяте достатъчно място за смислена работа. Едно нещо е Направи друг е управлявам .
15. Групирани дейности през цялата седмица. Групирайте подобни дейности заедно и се възползвайте от импулса, който идва от започването на работа. Приложете първия закон за движението на Нютон към производителността: движещ се обект продължава своето движение.
Използвайте пространството, за да управлявате времето на работа по по-мотивиращ начин
Календарът и графикът не са единствените инструменти за управление на времето, с които разполагаме. Макай предлага някои стратегии за използване в офиса, които могат да повлияят на начина, по който работим.
16. Опитайте метода пуканки за отключване на времето. Смяната на местоположението на работното ви място през деня може да бъде добър начин за поддържане на мотивация и продуктивност. Това е техниката, предложена от Joel Runyon и работи по следния начин:
- Запишете всичките си работни ангажименти за деня на лист хартия.
- Разделете този списък на три равни части или партиди (вижте точка 15).
- Изберете три различни станции за всяка работна партида.
17. Работете, следвайки енергийния ритъм на тялото си. Организирайте работата си по най-функционалния за вас начин. Не мислете само от гледна точка на управление на времето, но и на енергия .
Защитете времето си
Никога няма да има недостиг на ситуации, които ще се опитват да заемат времето ви. Времето трябва да бъде защитено, за да се избегне неправилното му използване. Макай предлага следния съвет.
18. Използвайте стратегическия мързел, за да работите върху правилните неща . Концепцията за стратегически мързел включва даване на приоритет на важни работни места и задачи и позволяване на малко мързел за тези, които са по-малко важни.
Нищо не е по-малко продуктивно от ефективното правене на това, което изобщо не трябва да се прави.
-Питър Дракър-
19. Автоматично защитавайте вашето време, което не подлежи на обсъждане. Важно е да се уверите, че работата, която изисква концентрация, продължава без проблеми и прекъсвания. За тази цел е важно да избягвате разсейването. Има инструменти, които ви позволяват да комуникирате с другите автоматично, когато сте недостъпни. Като алтернатива намерете начин да съобщите, че сте съсредоточени и не искате да бъдете безпокоени.
20. Използвайте метода на Айви Лий, за да завършите добре деня си. Айви Лий препоръчва проста ежедневна рутина от пет стъпки за максимална продуктивност.
- В края на всеки работен ден запишете шестте най-важни неща, с които трябва да се заемете на следващия ден. Не пишете повече от шест задачи.
- Подредете тези шест елемента по важност.
- На следващия ден се съсредоточете върху първата си работа. Завършете това, преди да преминете към второто.
- Продължете с останалата част от списъка по същия начин. В края на деня преместете незавършените задачи в списъка за следващия ден.
- Повтаряйте този процес всеки работен ден.
21. Не забравяйте ползите от свободното време. Управлението на времето не е свързано само с работа. За да намерим баланс в професионалния си живот, който ни поддържа здрави и щастливи, трябва да помним времето, посветено на почивка, свободно време и социализация .
По-добро управление на времето на работа: възможно предизвикателство
Да управляваш времето на работа и да бъдеш по-продуктивен е предизвикателство, по силите на всеки . Трябва обаче да спрем и да помислим какво правим, как го правим и какво наистина искаме да постигнем. Правенето не означава непременно работа или завършване.
Затова отделете необходимото време, за да проучите рутината си и да пренасрочите дейностите си. С тези индикации ще бъде по-лесно да организирате своя работен или учебен ден и да постигнете по-добри резултати.
